השכרתם דירה ולא עדכנתם את השמות ברשויות? ביג מיסטייק!
בישראל יש מאות אלפי דירות שכורות, ובכל אחת מהן מתרחש תהליך שחוזר על עצמו - דייר יוצא, דייר נכנס, וכולם ממהרים להכניס את הדייר החדש, אבל בתוך כל ההתארגנות, יש פרוצדורה אחת קטנה שיכולה לחסוך הרבה כאב ראש והרבה כסף: עדכון השמות ברשויות.
מיקי גליה, מחברת האוסמנג'ר ניהול נכסים, שמלווה מאות דירות ברחבי הארץ, מסביר כי לא פעם הם נתקלים במקרים שבהם העברת השם בארנונה, בחשמל או במים פשוט לא בוצעה בזמן - או לא בוצעה כלל - וההשלכות מגיעות מהר ומכאיבות: חובות מצטברים, קנסות, התראות, ובמקרים חמורים אפילו עיקולים או ניתוקים.
"ניהול נכון של דירה מושכרת אינו מסתכם בגביית שכר דירה או בטיפול שוטף בליקויים. לא פעם, דווקא הפרטים הקטנים - אלה שנדחקים לשולי סדר העדיפויות של שוכר ומשכיר כאחד - הם אלה שמבדילים בין ניהול מקצועי ובטוח לבין סיכונים מיותרים. אחד מאותם פרטים הוא נושא העברת השמות ברשויות בעת כניסה ויציאה של דייר מהנכס", מציין מיקי גליה.
עוד הוא מוסיף: "לכאורה מדובר בפעולה אדמיניסטרטיבית פשוטה: עדכון השם בחשבון הארנונה, רישום הצרכן בחברת החשמל ובתאגיד המים ולעיתים גם בחברת הגז. בפועל, זוהי פעולה מכרעת מבחינה משפטית, פיננסית ותפעולית, הן עבור בעל הנכס והן עבור הדייר.
כאשר שם הצרכן אינו מתעדכן, החוב ברשויות נשאר על שם הדייר הקודם - או גרוע מכך - על שם בעל הנכס עצמו. זהו מצב מסוכן: חוב קטן בגין חשמל או מים עלול להתפתח במהרה להתראה משפטית, ריביות, קנסות ואפילו הליכים לגבייה מנהלית. לא פעם, בעלי נכסים מגלים באיחור כי צברו חובות על שירותים שמעולם לא צרכו - פשוט כי הדייר החדש לא העביר בעלות, ואיש לא וידא זאת.
גם מנקודת מבטו של הדייר, העברת הבעלות ברשויות אינה רק חובה - אלא זכות. כאשר השוכר אינו רשום באופן רשמי, הוא אינו יכול לבצע פעולות בסיסיות: להגיש בקשה להנחה בארנונה, לדווח על תקלה בתשתית, או לעקוב אחרי חשבונותיו. במקרים רבים, תלות מתמשכת בבעל הדירה יוצרת חיכוך מיותר, ניגוד עניינים ולעיתים אף עיכוב בטיפול בתקלות.
ההמלצה המקצועית הברורה היא לכלול את העברת השמות ברשויות כחלק מובנה בפרוטוקול הכניסה והיציאה של כל שוכר. יש לקבוע מועד מוגדר להעברה, לרוב - מייד עם כניסת הדייר לדירה, לעקוב אחר ביצועה בפועל, ולשמור את האישורים הרשמיים. בתום תקופת השכירות, חשוב לוודא כי הדייר היוצא אכן הוסר מרישומי הגופים השונים, כדי למנוע חיובים עתידיים.
בחברות ניהול נכסים מקצועיות, נושא זה מנוהל כחלק בלתי נפרד מתהליך הקליטה והשחרור של דיירים. מעבר להעברת המפתחות, נמסרים לשוכר מסמכים רלוונטיים, הדרכה לביצוע הפעולה אונליין או טלפונית, ולעיתים אף מתבצע תיאום ישיר מול הרשויות הרלוונטיות".
כך תנהלו נכון את העברת השמות בדירה שכורה:
- הכניסו סעיף בהסכם השכירות- הדורש מהשוכר להעביר את השמות ברשויות תוך 3 ימי עסקים מיום הכניסה לדירה.
- הנפיקו אישור ביצוע - בקשו מהשוכר לשלוח צילום מסך או אישור פורמלי מהרשות, המאשר כי ההעברה בוצעה.
- עקבו אחרי תאריכים - וודאו שהעברת השם מתבצעת במועד תחילת השכירות (ולא לפניה או אחריה), בהתאם למדידה או קריאה של מונה (חשמל, מים, גז).
- בתום התקופה - נתקו קשר - דרשו מהשוכר אישור על הסרת שמו מהשירותים, כדי לוודא שלא ימשיכו לחייב אותו או אתכם לאחר העזיבה.
- נהלו מעקב מרוכז - בטבלת נכסים או במערכת CRM תעדו מועד העברה, שם השוכר, מספר צרכן, ומצב עדכני - לכל דירה.
העברת שמות ברשויות אינה רק פעולה טכנית - היא תשתית לניהול תקין. היא מבטיחה שהאדם שצורך את השירות - הוא זה שמשלם עליו. היא מונעת חיכוכים בין משכיר לשוכר, מגינה על בעל הנכס מהפסדים ומעניקה לשוכר שליטה מלאה במרחב המחיה שלו.
מי שמקפיד על הסדרה מסודרת כבר ביום הראשון, מבטיח לעצמו תפעול חלק - ומונע בעיות עתידיות שעלולות להפוך לסאגה בירוקרטית מתישה.
