ריאיון עם ראש יחידת הדיגיטל של צה"ל

אחת מיחידות העלית של צה"ל היא לא יחידה לוחמת, ובכל זאת הפעילות שלה נמצאת בחוד החנית של הצבא והיא אחת החשובות שלה. יחידת שחר היא יחידת עילית טכנולוגית, המעצבת ומפתחת את החוויה הדיגיטלית בצה"ל. היחידה יוזמת, מפתחת ומספקת שירותי תוכנה ארגוניים לצבא, חוקרת וממצה מבצעית את המידע הארגוני של צה"ל, כל זאת כדי להעלות את האפקטיביות הארגונית והכשירות של משרתי צה"ל, וכמובן להביא להתייעלות ולשיפור של חוויותיהם.

בראש ענף הדיגיטל של היחידה עומדת סא"ל ריטה רייך, שהתראיינה במיוחד למגה מיכשור.

סא"ל ריטה רייך

מה עושים ביחידת שחר? איך היא תורמת לניהול כוח אדם, למידע ולפעילות של הצבא?

סא"ל רייך: "אגף התקשוב מוביל את הטרנספורמציה הדיגיטלית בצה"ל, בדרך להיהפך לארגון דיגיטלי חדשני ומתקדם, שמגביר את האפקטיביות של הצבא. זה אומר שכל מה שקורה בעולם הדיגיטל נמצא כאן, בכלל זה מיצוי המידע, להגיע להחלטות על בסיס מידע, ולהתייחס לטכנולוגיה כאל גורם המאפשר לאנשים להתמקד בקבלת ההחלטות. הטכנולוגיה מאפשרת לצמצם את הביורוקרטיה ולהתייעל. זו גם הדרך שלנו לשפר ולהעצים את חוויית השירות. יחידת שחר היא בית התוכנה והפיתוח של המערכות הארגוניות. אלה המערכות שמעצבות את התפקוד היום-יומי של צה"ל."

למה כל כך חשוב לעבור לדיגיטציה? איך זה תורם לניהול המערכת?

רייך: "קח לדוגמה מערכות של מידע למפקדים בכל עולמות התוכן, שכוללות כלים השוואתיים בין יחידות. בכל תחום אפשר לראות ביטוי לתחום המידע, אינדיקטורים על ביצועים, ויש תהליכים רבים. בסוף, השיפור נוצר על ידי ניתוח המידע. אתה מבסס החלטות על מידע ויודע בדיוק מה קורה באמת. אתה מביא תהליכים הרבה יותר רלוונטיים. אין תהליך שלא יודעים לגביו. המערכות משקפות בזמן אמת מה המצב בצה"ל.

"מבחינת היחידה, מן הסתם יש לנו מאגרי מידע עצומים של כל מה שקורה בכל העולמות. הדבר מאפשר לעשות הרבה מאוד תהליכים המבוססים על מאגרי המידע, וצה"ל מחפש כל הזמן איך להתייעל ולעשות את זה הרבה יותר טוב."

מי נהנה מהפעילות שלכם?

"הלקוחות של יחידת שחר הם כולם כמעט. מהמועמדים לשירות ביטחון, חיילי החובה ומשרתי הקבע, משרתי המילואים, ולמעשה כל אזרח שפונה לצה"ל. כל הפתרונות מונגשים באינטרנט, זמינים בכל זמן ומקום. פתרונות הדיגיטל מספקים מידע על תהליך המיון למשל, ומנגישים שירותים, הזזת זימונים והגשת בקשות. מוקדי השירות הרב-ערוציים, גם הם פתרונות שמפותחים בענף שלנו.

"בעבר היה אימות הנתונים פרונטלי. היית מגיע ללשכת הגיוס, ומאבחנת הייתה עוברת על הרקע ועל כל הנתונים הרלוונטיים למיון. התהליך ארך הרבה זמן. היום, באמצעות שאלונים דיגיטליים, מלש"ב (מועמד לפני גיוס) נכנס לאתר בזמן שנוח לו, ממלא את כל הנתונים, וכשהוא מגיע ללשכה כבר מכירים אותו ויכולים לנהל את המיון טוב יותר.

"מהפכה דיגיטלית נוספת הייתה במוקדי השירות. פעם היית מתקשר למיטב וממתין זמן רב. היום, בעזרת מוקד השירות החדש והמתקדם, מעבר לשיחות הטלפון אפשר לפנות דיגיטלית ברשתות החברתיות ולשלוח מייל שמנותב במערכת מתקדמת. למעשה כל הפתרונות הדיגיטליים מובאים למערכות של צהל באינטרנט, לכל האוכלוסיות."

לעשות כדי לשנות

סא"ל ריטה רייך (36), נשואה ואם לשלושה בנים (4, 7 ו-10), מתגוררת עם משפחתה בהרצליה. בעלה אף הוא מתחום התעשייה והניהול. השניים הכירו בלימודים. היא הלכה על קריירה צבאית, והוא על קריירה אזרחית. רייך התחילה את המסלול שלה בעתודה בטכניון, וצברה מאז תואר בתעשייה וניהול ותואר שני במינהל עסקים. החזון שלה הוא לשפר את חוויות המשרתים בצה"ל ולהביא להתייעלות ארגונית באמצעות הטכנולוגיה.

רייך למדה בתיכון הנדסאים בתל אביב, והגיעה אליו כל בוקר מאשדוד. נסיעה של שעה וחצי. "זה היה תיכון מוכוון טכנולוגיה, ובו נחשפתי לתחום. בסיום הלימודים החלטתי להיות עתודאית. רציתי שיהיה לי שירות בעל משמעות ותורם, והחלטתי ללכת למסלול העתודה בטכניון". היא החלה את דרכה ביחידת שחר, והתקדמה בתפקידים: ניתוח מערכות, תפקידי פיקוד, עד תפקידה האחרון.

”   סא"ל רייך: "אגף התקשוב מוביל את הטרנספורמציה הדיגיטלית בצה"ל, בדרך להיהפך לארגון דיגיטלי חדשני ומתקדם, שמגביר את האפקטיביות של הצבא. זה אומר שכל מה שקורה בעולם הדיגיטל נמצא כאן"   “

רייך: "התפקידים המגוונים אפשרו לי להכיר את המערכות והתהליכים בצה"ל, ומתוך ההיכרות קל לי להבין מה מתוך התהליכים נכון לשנות ומה נכון להנגיש לפרט. לעסוק בדברים האלה זה מרגש מאוד. כל הענף והיחידה מגיעים עם תחושת שליחות מטורפת, כי אתה יודע שמה שאתה עושה עכשיו מייצר שינוי בסדר גודל בעל משמעות. עיסוק בעולמות תוכן שכולנו חווים ומכירים, מקל את הבנת ההשפעה. הפרויקטים קצרים יחסית ומהירים, ואפשר לראות מהר איך מה שעשית משפיע על הסביבה שלך, גם הקרובה, ומשם מגיעה המוטיבציה. היכולת לפתח בטכנולוגיות הכי מתקדמות כגון פיתוח בענן, בוטים ובינה מלאכותית, מאפשרת להביא כוח אדם איכותי."

הרדמת הביורוקרטיה

אחד המכשולים הגדולים ביותר של ארגונים בכלל והצבא בפרט הוא בזבוז זמן על בירוקרטיה שהנחיצות שלה גבוהה, אך לא מובנת לעובד או לחייל הפשוט. זמן יקר מתבזבז למשל בקליטה וביציאה מהעבודה. סא"ל רייך מספרת על שינוי שנעשה בהליך ביורוקרטי מהמעצבנים שנתקלים בהם כל חייל מילואים או חייל סדיר פעמים רבות - טופס טיולים. התדמית שלו והתהליך שכרוך בו שופרו. רייך מתארת את השיפורים שנעשו בטופס טיולים: "בתחנות רבות לא נחוצה נוכחות פיזית, לכן אין מה לעשות בעצם. באפסנאות חותמים על ציוד וזה הכרחי, אבל יש תחנות שאפשר לקבל מהן חתימה דיגטלית. למשל, לא בהכרח חייבים להגיע למרפאה או למשרד ת"ש. באתר הפרט יש לומדה שנכנסים אליה, מקבלים ומוסרים מידע רלוונטי. אותו דבר לגבי ת"ש, משמעת ולוגיסטיקה. מגיעים רק לתחנות שצריך להיות נוכחים בהן פיזית."

אם כבר הוזכרה המרפאה הצבאית, הרי שגם היא נתפסת כמוקד בעייתי מאוד במערכות הצבאיות. גם שם נעשתה מהפכה בזכות הדיגיטציה, והיא נעשתה דומה מאוד לשירותים שניתנים בקופות החולים האזרחיות. רייך: "אנחנו עושים שיתופי פעולה עם ארגונים אזרחיים כדי לא להמציא את הגלגל, כדי למצות את הכיוון שפיתחו בחוץ, ומפתחים את ההתאמה לצה"ל. למשל, בכל מה שקשור למוקדי שירות דיגיטליים, בכל תחום אנחנו לומדים איפה נמצא העולם האזרחי. בתחום הרפואי למשל, אנחנו בקשר עם משרד הבריאות וקופות החולים, ומנסים ליישר קו לפחות לסטנדרט של האזרחות.

סא"ל רייך מסבירה על החשיבות של התהליכים האלה: "אנחנו רוצים לשמר את האנשים הכי טובים במערכת. הם מצפים לקבל שירות ברמה הגבוהה ביותר, ואליה אנחנו מכוונים בפתרונות שלנו כגון צ'אט בוטים ומוקדי שירות."

”  השיפורים שנעשו בטופס טיולים: "בתחנות רבות לא נחוצה נוכחות פיזית, לכן אין מה לעשות בעצם. יש תחנות שאפשר לקבל מהן חתימה דיגטלית. למשל, לא בהכרח חייבים להגיע למרפאה או למשרד ת"ש"   “

מכיוון שלמדה תעשייה וניהול מערכות מידע, שיפור תהליכים תמידי ולמידה עליהם הם נושאים חשובים מאוד לסא"ל ריטה רייך. היא מספרת שכמו בקופות החולים והמערכת הרפואית הצבאית, ביחידה לומדים בפרויקטים שמבצעים ממערכות אזרחיות גדולות והמעבר שלהם לדיגיטציה.

גם שירותים בתחום תנאי שירות עברו מהפך דיגיטלי. כל חייל הזכאי להטבה דרך המערכת הדיגיטלית רואה אילו אישורים עליו להגיש, מצלם אותם בטלפון ומעלה ישירות למערכת. הדבר משאיר למש"קית ת"ש זמן רב להתעסק בת"ש במקום לכלות את זמנה בבירוקרטיה.

למדתם משהו מהמערכות האזרחיות לגבי ניהול כספים? שכר? ניהול חשבון?

רייך: "מי שרוצה לקבל מידע על עולם השכר הצה"לי, יוכל לקבל מענה ברמה הדיגיטלית, והמידע משוקף שם ברמת הפרט."

המערכת החדשה כוללת תלוש שכר אונליין, מידע על ניכויים, הטבות, ואפילו צ'אט או מוקד שירות שנותן מענה מלא בנושאים שכר, חשבון צבאי ופעולות הקשורות בכך.

ייעול קטן מייצר שינוי עצום

היחידה עוסקת בנושאים נוספים הקשורים לדיגיטציה. למשל, בינה מלאכותית. רייך: "בקורונה הכנסנו מודול שמייצר תעדוף לרופא ולמי צריך להגיע קודם על סמך שאלונים שמילאו חולים. יכולנו לייצר תעדוף למי להגיע קודם. תחום אחר, שיבוץ, שהוא תהליך חשוב מאוד בצה"ל, מבוסס על בינה מלאכותית. אתה אוסף הרבה מאוד מידע ויודע איך להביא את האדם הנכון למקום הנכון. צה"ל הוא ארגון גדול, לכן פוטנציאל ההתייעלות מהטרנספורמציה הדיגיטלית הוא בעל משמעות. מספיק שמייעלים את התהליך קצת, ואתה מבין איזה שינוי עצום נוצר במערכת כולה."