חשיפת תהליכים מורכבים לפני המעבר לאוטומציה

תהליכי אוטומציה עסקיים (BPA) הם לא מושג חדש. במגזרים מסוימים הם כה נפוצים שכבר החלו לצפות אותם. אלו שאינם מאמצים מודל זה נחשבים לכאלה שמשתרכים מאחור, ואילו אלו שכבר השתיתו אלמנטים של BPA בכל שכבות הארגון קוצרים את פירות ההצלחה.

למרות שמגוון של רובוטים וכלים אוטומטיים קיימים ועוזרים לארגונים להוציא לפועל תהליכי BPA, האלמנטים החסרים הם הידע וההבנה של הארגון לגבי התהליכים הקיימים בו. ודאי, ייתכן שארגונים מסוגלים למפות את התהליכים הקיימים בהם, אולי אפילו לזהות כמה צווארי בקבוק שמונעים מהם התקדמות, אך במקום לעסוק בתכנון הליכי כדי לזהות ולהבין את כל סוגי המורכבות שמונעים מהם מצוינות, הם מנחים את מחלקת ה-IT לחפש פתרונות טכנולוגיים שהם מקווים שיחפו על הליקויים בנהלי הארגון.

חלק מאותם הליכים מורכבים גלויים לעין יותר מאחרים. חלקם ניתנים לפתירה וחלקם נשארים כקוץ ברגלי הארגון. כמה מאותם הליכים מורכבים מתוארים להלן:

”   המשתמש הכללי צריך עדיין להיות מסוגל להגיב למיילים באופן אינטליגנטי, לגשת לסביבת הכלי ולהשתמש בו. מנהל הכלי יצטרך להכיר תהליכי הנדסה בסיסיים או ניתוח מתקדם של נתונים כדי ליישם את השינויים הנדרשים   “

1. מדדים: אם במהלך העבודה לא הובאו בחשבון הערכים הנדרשים להצדקה של הון אנושי, טכנולוגיה מעודכנת או שינויים בעומס העבודה, אתגרים אלו ימשיכו להתקיים ללא טיפול. לדעת מי עושה מה, וכמה פעמים במסגרת זמן נתונה, זה לא ניהול קטנוני אלא ניהול נתונים.

2. נתיב קריטי: שימוש בכלי אוטומציה רובוטית כדי לסייע באופטימיזציה של תהליכים עשוי להיות צעד חכם, אלא אם כן הכלי מצריך מאמץ של שלושה אנשים ושניים מהם לא יכולים להתחיל במלאכתם עד שהשלישי סיים את שלו. למרבה הצער, מיפוי מדויק של תהליכים לאו דווקא משקף נתיב קריטי אמיתי, אלא רצף של אירועים. תרשימי זרימה בסיסיים עלולים לא לשקף באופן מספק תהליכי עבודה מקבילים.

3. קביעת החזר השקעה (ROI): יישום של BPA צריך להתבצע באופן מושכל ובהתבסס על עדויות שניתנות למדידה. לעיתים "צוואר בקבוק" הוא בלתי נמנע, בייחוד בתקופות מיתון בתעשייה שיש בהן צמצום של מחלקות, והון אנושי הוא בפרמיה. בנסיבות אלו, החזר ההשקעה המוערך לא בהכרח חיובי דיו כדי להצדיק התערבות רובוטית. לעומת זאת ישנם תהליכים הניתנים לפתירה ללא אוטומציה. במקרים כאלו ייתכן שעל העובד הוטלו מטלות החורגות מתחום העיסוק הרגיל שלו. לעיתים למחלקה מסוימת לא הועברו הנחיות מדויקות מההנהלה הגבוהה. בעיות אלו ניתנות לפתרון עם כישורים רכים, חלוקה מחדש של עומס העבודה וקורסי הכשרה מחלקתיים. נקודות תורפה אחרות בתהליך עשויות להיות מושלמות ל-BPA. נקודות מפתח חשובות בהקשר זה הן שיתוף פעולה בצוות, תבניות אוטומטיות של מסמכים, משימות ואישור, מעקב אחרי זרימת עבודה וערכים, ומיפוי ולכידה של מידע עסקי רגיש.

4. הון אנושי: יעילות אנושית, המורכבות הקשה ביותר לחישוב (בייחוד בתעשיות מסוימות), עשויה לגדול באופן דרסטי בשילוב עם אוטומציה, או שלא תשתנה כלל. הדבר יכול לקרות בגלל אחד מאלה:

א. הקצאת יתר. אם עובד נמצא בהקצאת יתר, עשייה אוטומטית בכל מידה שהיא, תזכורים או כלים צוותיים, לא יפתרו בעיה זו. ההנהלה צריכה להבין את השורש של הקצאת היתר ואת ציפיות הביצועים.

ב. דין וחשבון. בדומה לאתגר הקודם, אם לא קיים מושג של קבלת אחריות, או שתרבות הארגון מתבססת על הרעיון של מוטיבציה פנימית של עובד, אף אוטומציה, בכל כמות שהיא, לא תשנה את תפוקת העובד.

”   ייתכן שארגונים מסוגלים למפות את התהליכים הקיימים בהם, אולי אפילו לזהות כמה צווארי בקבוק שמונעים מהם התקדמות,
אך במקום לעסוק בתכנון הליכי כדי לזהות ולהבין את כל סוגי המורכבות שמונעים מהם מצוינות, הם מנחים את מחלקת ה-IT
לחפש פתרונות טכנולוגיים   “

ג. יכולת טכנולוגית. טכנולוגיית BPA היא ידידותית למשתמש באופן יחסי. המשתמש הכללי צריך עדיין להיות מסוגל להגיב למיילים באופן אינטליגנטי, לגשת לסביבת הכלי ולהשתמש בו. מנהל הכלי יצטרך להכיר תהליכי הנדסה בסיסיים או ניתוח מתקדם של נתונים כדי ליישם את השינויים הנדרשים.

בהתחשב בהליכים עסקיים מורכבים אלו, יהיה זה מאוד לא סביר שלעובד יחיד בארגון יהיו הכישורים הדרושים לזהות בעיות אלו. לכל קבוצה של אינדיווידואלים שיש לה הכישורים הנדרשים לכך, יש עיסוקים יום יומיים אחרים. לפיכך במקום להסתמך על תוכנה אוטומטית שתפתור הליכים סבוכים, הארגון צריך לפנות לצוות שמתמחה בהנדסת תהליכים, ניתוח עסקי/מודיעיני וניהול פרויקטים. הכישורים הנדרשים מעובדים אלו אינם כאלו שנדרשים להם מדי יום, והמלצות בלתי משוחדות של מומחים מבחוץ הן אולי בדיוק מה שארגון הספוג במסורת ובשיטת עבודה מיושנת צריך לשמוע.

מקור: www.automation.com