להתבלט בישיבות צוות בעבודה

עבודת צוות כרוכה בשיתוף פעולה, תיאום ושמירה על ערכים משותפים ומטרות משותפות. כדי שעבודת הצוות תהיה יעילה וטובה, יש לשמור על רמת אמון גבוהה, לקבל דעות אחרות ולגלות סבלנות.

ישיבת צוות טובה גורמת למשתתפים להיות מחויבים להשגת המטרה מצד אחד ומחויבים זה כלפי זה מצד שני. הקשרים בין חברי הצוות יתחזקו, ועקב כך העבודה תהיה מהנה יותר.

מנהלים בכירים בארגונים יכולים להשתמש בישיבות צוות כבמה לתקשר את המסרים והחזון של הארגון עד לאחרון העובדים. אלא שלא תמיד כולם "רואים עין בעין". יש מי שחושבים שישיבות צוות, במיוחד אם הן לא מנוהלות נכון, הן בזבוז זמן. מי שמביע את עמדתו כאמור, גם אם לא באופן מילולי, עשוי למצב את עצמו כמי שלא משתף פעולה עם הקבוצה. דבר זה עצמו אינו טוב.

להלן שלושה דברים שיעזרו לך להתבלט בישיבות צוות בעבודה:

1. הכנה מוקדמת: אם ברצונך להעלות רעיון, יש לגבות אותו בעובדות ובנתונים. כמובן שאפשר להעלות רעיונות יצירתיים, אך כדי לשכנע את חברי הצוות הנוספים ואת הממונה בכדאיותם, כדאי להשתמש בעובדות ובנתונים מהסביבה התחרותית.

2. העברת מסר קצר ותמציתי: העברת המסר צריכה להיות קצרה, תמציתית, מקצועית, פשוטה וברורה. יש להכיר את החומר מעולה. ייתכן שמי שמכירים את החומר יעלו שאלות, ועליך להיות מוכן עם תשובות. אף פעם לא מזיק להתאמן מול המראה. ככל שתשמע ותראה את עצמך מדבר, כך תוכל לשפר את יכולת ההמחשה והעברת המסרים ולדבר בביטחון רב יותר.

3. שמירה על תרבות דיבור: מומלץ להקשיב לחברי הצוות ולקבל את דעתם, לא להתפרץ לדברי אדם בעודו מדבר, וודאי לא להפריע בדרך אחרת. אפשר לשאול שאלות על בסיס הנאמר, ובאמצעות האמור - להפגין ידע, להציע פתרונות, לתרום ולהעשיר.

להתכונן לישיבת צוות

אבי אמור, מרצה ב"מיזם הדיגיטלי ללימוד פרקטיקה מבכירים במשק", בעל ניסיון בעבודה בחברות גלובליות בתפקידי מפתח במגזר הציבורי ובמגזר הפרטי כגון איקאה, ושותף מייסד בסטארטאפ vee, בהרצאתו במיזם סיפר אמור על ישיבת ההנהלה הראשונה שלו: "שבוע לאחר שהתחלתי תפקיד ניהולי חדש, נקבעה ישיבה. ידעתי שהסיכוי שישאלו אותי שאלות מקצועיות בישיבה נמוך, שכן בדרך כלל יש תקופת הכשרה של חסד. ועדיין, כדי להתכונן לישיבה, הוצאתי את הפרוטוקול של הישיבה הקודמת ולמדתי את הנושאים הקשורים למחלקה שלי. בניגוד לתחזיות, המנכ"ל התקיל אותי במהלך הישיבה בשאלה. למזלי, הייתי מוכן. לאחר שסיימתי לדבר, הייתה דממה בחדר. רק המנכ"ל חייך חיוך קטן בזווית הפה. ההסתכלות של חברי ההנהלה עליי כדמות ניהולית השתדרגה מאוד בעקבות אותה ישיבה."

לדברי שי אנג’ל, סמנכ"ל כספים בכיר ומרצה ב"מיזם הדיגיטלי ללימוד פרקטיקה מבכירים במשק", "הכנה מוקדמת לישיבת הנהלה צריכה להתבסס, ראשית, על מידע מבוסס ומדויק. המידע הקיים בחברה משמש פונקציות רבות ומגוונות (מחלקת כספים, שיווק, לוגיסטיקה וכו'). על כן חייבים לוודא שהנתונים המוצגים מסונכרנים ותואמים את המידע של כל המחלקות בחברה.

"שנית, המידע המוצג בישיבה צריך להיות מתומצת וקולע למטרה. בדרך דלל יש נטייה להתפזר בישיבות מסוג זה, והנוכחים בישיבה הם מנהלים מכמה מחלקות. על כן יש לבנות סט של KPI (ראשי תיבות של key performance indicators) ברורים חוצה ארגון אשר קשורים זה בזה, ויחד מציגים תמונה כוללת של הפעילות העסקית של החברה.

"ערך מוסף בישיבות הנהלה הוא הצגת המגמות של הפעילות העסקית תוך כדי הצגת התוצאות העסקיות בכמה חתכים. זאת אומרת שכדי להציג למקבלי ההחלטות תובנות מדויקות ויעילות מתוך המידע המוצג בישיבה, יש להביא בפניהם את המגמות שחלו בתקופה שלפני קיום ישיבת ההנהלה. כאשר למנהלים בישיבה מוצגות המגמות העסקיות שחלו בחודש, ברבעון או בחציון האחרונים, קל יותר למקבלי ההחלטות לגבש החלטה מושכלת וטובה יותר להמשך הפעילות של החברה.

"בישיבה עצמה, מי שמכין את המצגת, צריך להוביל את הסדר הכרונולוגי של ישיבת ההנהלה בהתאם לשקפים המוצגים במצגת. בסדר הכרונולוגי של בניית המצגת יש להתייחס לנתונים ולמידע שרלוונטיים לכל מנהלי המחלקות הנוכחים בחברה, כאשר כל אחד מהם מפרט ומציג את הנתונים הרלוונטיים בשקף שלו (שקפים של כספים יציג ה-CFO, שקפים של שיווק יציג מנהל השיווק, וכן הלאה).

"בתום ישיבת הנהלה, חובה שייצא סיכום ובו תמצות הנתונים שהוצגו בישיבה, משימות להמשך תוך חלוקה מי מבצע איזו משימה ולוחות זמנים."

לסיכום, התבלטות לחיוב בישיבות עשויה להיות אבן דרך בעלת משמעות בקידום המקצועי בקריירה.

עו"ד שרון הר זהב, כותבת מאמר הדעה, מפתחת מיזם פלטפורמת לימוד דיגיטלית בתחום התעסוקה והעסקים ללימוד פרקטיקות ניהוליות, פרקטיקות ארגוניות ומיומנויות בעולם העבודה, שמועבר על ידי מנהלים בכירים במשק הישראלי לפיתוח עובדים ומנהלים, מקבוצת אל הנכס. sharonharzahav@gmail.com